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Das ordnerlose Büro

Blatt gelb - KopieFür eine gute Öffentlichkeitsarbeit braucht man eine gute Basis und die steckt nicht nur im eigenen Können sondern auch in profanen Dingen wie der Bürostruktur.

Mein Ziel ist es, Ordner ganz und gar abzuschaffen. Einige wenige mit Inhalten von Weiterbildungen habe ich noch. Mittlerweile sind die ehemals vollen Regale fast leer und ich überlege mir, wie mein Büro zukünftig aussehen soll. Also, erst das Konzept, dann die Struktur und damit das System erstellt – bin und bleibe eben eine Planerin mit Organisationsblick!

Vorangegangen sind dem eine Beratung zu Büroorganisation und obwohl ich bereits ein gutes System hatte, ließ sich noch einiges verbessern.

Mappei & neues System

So habe ich jetzt Mappen statt Ordner und das gleiche System auch in der Ordnerstruktur im Computer. Bei Besprechungen nehme ich statt meines dicken Protokollbuchs eine schöne Kladde mit festen Deckeln und Spiralbindung mit. So lassen sich beschriebene Seiten ganz leicht entnehmen und in die passende Kundenmappe stecken. Die auch nur das enthält, was ich zum Arbeiten in diesem Projekt benötige. Nach beendigtem Projekt kommt alles in den Reißwolf. Die Mappe ist wieder frei für ein neues. Die Kundendaten sind im CRM samt Waschzetteldatei.

Zwischendurch gucke ich nun Möbelkataloge durch und habe mir genau notiert, welche Ausrüstung ich zum Arbeiten tatsächlich brauche und nutze. Und welche weg kann. Erstere ist erschreckend kurz im Vergleich zur zweiten. Ich bin tatsächlich durch mein Büro gegangen und habe die erste Liste handschriftlich notiert, das brachte irgendwie viel. Denn auf diese Art fasst man jedes Stück einzeln an und überlegt, wofür brauche ich das und wie oft?

Sustainability ist wichtig

Wenn eine meiner Kladden kein Papier mehr hat, dann kann ich sie ganz leicht im Copyshop auffüllen lassen. Auch habe ich seit Jahren eine Schublade mit Schmierpapier, die sich seit dem Ausmisten der Ordner rasant füllte. Das vollkommen papierlose Büro werde ich auch zukünftig nicht haben, allerdings so ganz ohne Papier und Stifte geht gar nicht – denn gute Ideen kommen oft beim Malen und handschriftlichen Schreiben.

Inspiriert zu diesem Artikel wurde ich von Monika Birkner, die letzte Woche über ihre Umstrukturierung im Büro berichtete und mir einen ellenlangen Kommentar alias diesen Artikel entlockte 🙂

Autor:

Ich berate Dienstleister zu ihrer individuellen Unternehmenskommunikation und unterstütze sie dabei, das frisch Konzipierte und mit mir Erarbeitete selbst anwenden zu können. Denn gerade Dienstleister punkten mit ihrer persönlichen Art und Weise ihre Geschäfte anzugehen.